[tintuc]
Bài viết đi từ tổng quan đến chi tiết nhất về máy chấm công, cũng như cách chọn máy chấm công phù hợp với quy mô doanh nghiệp, loại hình doanh nghiệp, nhằm cung cấp đến những người đã sử dụng hoặc quan tâm đến máy chấm công có được khái niệm chuẩn nhất về máy chấm công, và cách để chọn được máy chấm công tốt nhất.

Vậy máy chấm công là gì? 
- Máy chấm công là thiết bị dùng để ghi nhận giờ vào giờ ra của nhân viên theo thời gian thực, lưu lại dữ liệu đó dùng để chấm công cho nhân viên.

Trên thị trường có những hãng máy chấm công nào?
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều hãng máy chấm công như: Máy chấm công Ronald Jack, Máy chấm công AIKYO, Máy chấm công Wise eye, Máy chấm công Gigata, Máy chấm công Suprema… tất cả đều có chức năng chung là phục vụ cho công tác chấm công, quản lý nhân sự và tính lương, kiểm soát cửa, kiểm soát an ninh.




Cấu tạo và nguyên lý hoạt động của máy chấm công:
Máy chấm công hiện nay có khá nhiều loại đến từ các thương hiệu khác nhau, kích thước và cơ chế hoạt động cũng khác nhau, nhưng xét về cấu tạo chúng đều có 3 bộ phận chính là: Bộ phận đầu vào, bộ phận xử lý và bộ phận đầu ra. Để làm rõ hơn ta hãy cùng tìm hiểu từng bộ phận cấu tạo của máy chấm công.

- Bộ phận đầu vào: Đây là bộ phận dùng để nhận diện và thu thập thông tin dữ diệu từ người dùng, bộ phận này bao gồm đầu đọc, bàn phím và cổng cấp điện.

+ Đầu đọc: có chức năng ghi nhận lại thông tin của người dùng và truyền dữ liệu đó về bộ xử lý trung tâm, đầu đọc của máy chấm thường là: đầu đọc vân tay, đầu đọc thẻ từ, đầu đọc thẻ giấy và camera nhận dạng khuôn mặt (dành cho máy sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt).

+ Bàn phím: Được dùng để nhập dữ liệu bằng tay thông qua thao tác bấm phím, nó thường được dùng để đăng ký người dùng, cấu hình và cài đặt máy chấm công.

+ Cổng cấp điện: đây là bộ phận kết nối với adapter để cấp điện cho thiết bị hoạt động, có 1 số dòng máy chấm công hiện nay có gắn thêm pin lưu điện để phòng trường hợp mất điện đột ngột.

- Bộ phận xử lý: đây chính là nơi tiếp nhận thông tin đầu vào và lưu trữ những dữ liệu người dùng, nó gồm: bo mạch, màn hình, loa & đèn tín hiệu

+ Bo mạch: Trên bo mạch của máy có gắn các con chip điện tử, chip bán dẫn, bộ vi xử lý, RAM, Pin CMOS… chúng sẽ xử lý và lưu các dữ liệu từ đầu lọc nhận được. 

+ Màn hình: là nơi hiển thị các thông tin của người dùng, hiển thị các thông báo, trạng thái của máy.

+  Loa & đèn LED tín hiệu: đây sẽ là nơi phát ra âm thanh và tín hiệu thông báo khi dữ liệu được nhập vào, được xử lý hoặc được trích xuất ra, các thông báo này có thể tùy chỉnh theo yêu cầu của người quản lý.

- Bộ phận đầu ra: có chức năng chuyển dữ liệu đã được thu thập và xử lý từ máy ra ngoài thông qua các cổng kết nối, role, cổng kết nối đầu đọc, cổng kết nối với cảm biến, khóa cửa, chuông điện.

+ Cổng kết nối: các cổng kết nối trên máy chấm công thường có cổng mạng và cổng USB. Cổng mạng sẽ truyền trực tiếp dữ liệu từ máy sang PC thông qua phần mềm chấm công. Còn cổng USB được sử dụng để lấy dữ từ máy lưu vào các thiết bị lưu trữ.

Máy chấm công hoạt động như thế nào?

- Máy chầm công hoạt động gồm 2 bộ phận chính là máy chấm công và phần mềm quản lý máy chấm công và tính công.
- Máy chấm công ghi nhận giờ vào và giờ ra của nhân viên bằng ID, vân tay, thẻ từ, khuôn mặt.... và lưu lại vào bộ nhớ trong của máy chấm công.
Máy chấm công mới hiện nay của Aikyo có thể tự động đẩy dữ liệu chấm công của nhân viên về Server và lưu lại dữ liệu đó trên data của phần mềm chấm công.
- Phần mềm chấm công cho phép người quản lý, thao tác, quản lý dữ liệu chấm công, xuất dữ liệu đó ra theo ý muốn, bất kỳ thời gian nào.

Có những loại máy chấm công nào?

Máy chấm công hiện nay chủ yếu có 2 loại chính là máy chấm công cơ học, và máy chấm công điện tử, nhưng theo quan điểm của tác giả để dễ hiểu hơn nên chia máy chấm công thành các loại như sau:

1. Máy chấm công cơ học
Là máy chấm công ghi nhận giờ ra giờ vào của nhân viên bằng cách in thời gian lên thẻ chấm công, sau đó người quản lý chấm công sẽ tổng hợp lại bằng cách thủ công và lưu vào dư liêu chấm công của công ty để tính công.
- Loại máy chấm công này thường được ứng dụng tại các doanh nghiệp cơ khí, các công ty sản xuất gốm sứ.... nơi khó có thể sử dụng vân tay để chấm công.

2. Máy chấm công điện tử
Là máy chấm công có bộ nhớ trong dùng để lưu dữ liệu chấm công, người quản lý có thể dùng phần mềm để tải dữ liệu chấm công bằng tay hoặc tự động, máy chấm công điện tử có phương thức chấm công hiện đại là ghi nhận dữ liệu vào ra của nhân viên bằng ID, vân tay, thẻ từ, khuôn mặt, mã PIN...

3. Máy chấm công bằng vân tay
Máy chấm công bằng vân tay là thiết bị chấm công bằng cách quét vân tay của nhân viên để ghi nhận giờ chấm công.
Đây là máy chấm công được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, với ưu điểm chấm công nhanh chính xác, bảo mật tốt, khó có thể chấm công hộ cho nhau được.
Máy có thể đặt thời gian lịch làm việc, có thể hoạt động độc lâp hoặc kết hợp với phần mềm chấm công để quản lý.
Máy có thể kết hợp với chuông báo, kết hợp với khóa cửa, đầu đọc phụ, để kiểm soát cửa, kiểm soát thang máy, tại các doanh nghiệp, chung cư, tòa nhà, nhà hàng, quán cafe, khu vui chơi giải trí.....
Máy được ứng dụng trong giải pháp chăm sóc khách hàng, định danh khách hàng trong hệ thống, ghi nhận điểm tích lũy của khách hàng....

4. Máy chấm công bằng khuôn mặt
Là máy chấm công được tích hơp camera độ phân giải cao, máy thuộc phân khúc cao cấp, được trang bị bộ vi sử lý cầu hình cao gần tương đương với một Mini PC, máy thường được tích hợp all in one bao gồm: chấm công bằng khuôn mặt, chấm bằng vân tay, thẻ từ, mã PIN.
Máy có tích hợp với các thiết bị ngoại vi khác như chuông báo, cảm biến từ bên ngoài, tích hợp với khóa cửa, kiểm soát an ninh.
Phương thức chấm công bằng khuôn mặt là phương thức chấm công có tính bảo mật cao nhất hiện nay.

5. Máy chấm công bằng thẻ giấy

Máy chấm công thẻ giấy là máy chấm công sử dụng thẻ giấy để chấm công, mỗi nhân viên sẽ được phát 1 thẻ, máy sẽ ghi thời gian vào ra trực tiếp lên thẻ chấm công, cuối tháng nhân viên sẽ tổng hợp lại dựa trên thòi gian được in trên thẻ đó.

6. Máy chấm công bằng thẻ từ
Máy chấm công bằng thẻ từ là máy chấm công có tốc độ chấm công nhanh nhất hiện nay, máy xác thực bằng ID của người chấm công, có 1 số máy được trang bị đầu đọc có thể đọc từ khoảng cách khá xa, có thể lên đến 15m.
Máy được ứng dụng nhiều tại khu công nghiệp, thẻ công nhân sử dụng để chấm công luôn, máy có tích hợp kiểm soát cửa, kiểm soát thang máy.
Máy được ứng dụng tại các trạm kiểm soát, bãi gửi xem thông minh, trạm kiểm soát thu phí đường bộ, máy kiểm soát thang máy, tại các khu trung cư, tòa nhà văn phòng
May được ứng dụng trong phần mềm chăm sóc khách hàng, quản lý ID của khách hàng, định danh khách hàng, ghi điểm tích lũy của khách hàng.....



Làm thể nào để chọn mua máy chấm công vân tay tốt nhất?

- Mô hình doanh nghiệp

Để lựa chọn cho doanh nghiệp 01 máy chấm công vân tay tốt nhất, đầu tiên là xác định nhu cầu chấm công của doanh nghiệp, từ đó lựa chọn được máy chấm công có cấu hình, có phương thức chấm công bằng vân tay hay thẻ từ, và đăc biệt là phần mềm chấm công kèm theo phù hợp nhất.

Phần mềm chấm công sẽ chiếm 70% quyết định là giải pháp chấm công đó có hiện đại hay không, giải pháp chấm công đó có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không? cho dù đó là hệ thống chấm công có 01 máy chấm công, hay hệ thống có 1,000 máy chấm công.

Luôn có cách để lựa chọn giải pháp chấm công tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Máy chám công bằng vân tay của Ronald Jack - Thương hiệu Malaysia, máy chấm công Aikyo - Thương hiệu Nhật Bản thường được lựa chọn nhiều nhất.

- Tính năng của máy chấm công

Với máy chấm công điện tử thì có thể lựa chọn máy chỉ chấm công, hay vừa chấm công vừa kiểm soát cửa, kiểm soát chuông báo, kiểm soát an ninh.

Với máy chỉ chấm công thì có tính năng chấm công và lưu lại dữ liệu chấm công để xuất ra báo cáo chấm công bằng Excel, Csv, TXT...., phục vụ cho việc tính lương.

Máy chấm công kết hợp kiểm soát: Ngoài việc chấm công ra máy được tích hợp tính năng kiểm soát cửa, lúc này nhân viên đi ra hay vào công ty đều phải check vân tay thì mới có thể mở được cửa, với giải pháp này có thể biết được thời gian nhân viên ở trong công ty tính theo phút.

Đặc biêt với loại máy chấm công kiểm soát cửa này có thể đặt khung giờ mở cửa cho công ty, VD công ty có 2 nhóm nhân viên 1 nhóm làm thời gian hành chính, nhóm còn lại làm ca, thì nhóm làm hành chính, không thể chấm vào khung giờ của nhóm làm ca, và ngược lại.

VD: Nhân viên đã hết giờ làm việc không thể mở cửa vào công ty vào buổi tối chẳng hạn. Tính năng này đã được ứng dụng cho phòng tập Gym, Yoga, cho dịch vụ thuê văn phòng theo giờ Coworking space.

Các khung giờ này có thể cài đăt để kiểm soát theo cửa theo khu vực, VD những nhân viên ở khu vực A không được phép vào khu vực B, và ngược lại. Số lượng khu vực muốn cài đặt tùy theo cấu hình của máy.

Tùy theo nhu cầu sử dụng có thể lựa chọn máy chấm công cho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.



- Dung lượng bộ nhớ
Chọn máy chấm công cần lưu ý đến dung lượng của máy, dung lượng lưu trữ máy chấm công càng cao càng tốt, chọn dung lượng lữu trữ sẽ tùy thuộc vào số lượng nhân viên trong công ty, với máy chấm công đa năng có phân biệt dung lượng lưu trữ vân tay, dung lượng lưu trữ thẻ, dung lượng lưu trữ khuôn mặt.

- Kích thước sản phẩm, thiết kế sản phẩm.

Sau khi chọn được cấu hình sản phẩm, tiếp theo bạn cần quan tâm đến kích thước sản phẩm, chiều cao, chiều rộng của máy chấm công, thiết kế kiểu dáng, tông màu chủ đạo của máy, sao cho phù hợp với không gian vị trí lắp đặt, việc này sẽ giúp tôn lên vẻ đẹp, hiện đại cho văn phòng của bạn.

- Giá cả và thương hiệu 
Giá thành sẽ đi kèm với chất lượng sản phẩm và chất lượng phục vụ hỗ trợ sau bán hàng, với máy chấm công không đơn giản chỉ là lắp đặt và hướng dẫn sử dụng là xong.
Bởi trong quá trình cung cấp phục vụ khách hàng chúng tôi nhận thấy đa phần nhưng người vận hành chấm công trong công ty cần hỗ trợ nhiều hơn thế,
VD: nhân sự khá lowtech, công ty thay nhân sự hành chính mới, máy tính cài lại win, máy tính hỏng ổ cứng, công ty chuyển văn phòng địa điểm kinh doanh, cần hỗ trợ cấu hình config lại máy chấm công...., Thì việc hỗ trợ sau bán hàng tốt sẽ giúp bạn vận hành chấm công trở lại bình thường

Đại phát có kênh hỗ trợ sau bán hàng riêng qua số Hotline: 1900 22 81 sẽ giúp bạn giải quyết tất các các vấn đề sử dụng vận hành máy chấm công.

Về thương hiệu nên lựa chọn máy chấm công Aikyo - Thương hiệu nhật bản:
Aikyo sở hữu Công nghệ tiên tiến nhất của Nhật Bản.
Sản xuất tại 03 nhà máy trên thế giới với 02 nhà máy tại Trung Quốc và 01 nhà máy tại Thái Lan với giá thành thấp.
Hoạt động trong mạng lưới cung cấp toàn cầu của Công ty AIKYO Inc.

Tự hào là doanh nghiệp nhiều năm liền dẫn đầu trong lĩnh vực sản xuất các sản phẩm Máy chấm công, kiểm soát an ninh, và được nhiều công ty điện tử trong và ngoài nước tín nhiệm, đặt trọn niềm tin. Đến nay, không những sản phẩm của công ty cổ phần sản xuất điện tử AIKYO đã có mặt ở hầu hết các nước trên thế giới như: Mỹ, liên minh Châu Âu, Hàn Quốc, Indonesia, Ấn Độ, Thái Lan,..

Tại Việt Nam các sản phẩm Máy chấm công, thiết bị kiểm soát an ninh AIKYO được ủy quyền phân phối và bảo hành bởi Công ty Daiphatcorp một trong những doanh nghiệp thành công hàng đầu trong việc phát triển các sản phẩm chấm công, kiểm soát cửa, kiểm soát an ninh và thiết bị máy văn phòng tại Việt Nam.
Máy chấm công Ronald Jack - Thương hiệu Malaysia:
Ronald Jack Access Control System là thương hiệu hàng đầu thế giới, chuyên cung cấp thiết bị kiểm soát nhân công, kiểm soát của ra vào, nhà thông minh và hệ thống an ninh, giám sát, “Access Control System” hàng đầu Malaysia, trước xu hướng phát triển ngày càng mạnh xã hội với những đòi hỏi ngày càng cao, tính bảo mật lớn, Ronald Jack đã đưa ra hàng loạt các giải pháp kiểm soát văn phòng, nhà máy, an ninh giám sát hiện đại với những tính năng vượt trội nhắm tới:

- Giá thành cạnh tranh

- Kiểu dáng đa dạng, nhiều chủng loại với độ bảo mật cao

- Thiết kế đơn giản, nhỏ gọn, dễ sử dụng


- Chất lượng tốt, dịch vụ bảo hành chu đáo.

- Chế độ bảo hành

Các máy chấm công chính hãng thường được Bảo Hành 24 tháng và đổi mới trong 30 ngày nếu có lỗi của nhà sản xuất, các linh kiện bảo hành được thay mới 100%, không sửa chữa.

Phần mềm chấm công được bảo hành trọn đời, hỗ trợ nâng cấp miễn phí khi có bản cập nhật mới.
- Đơn vị cung cấp có kinh nghiệm và uy tín
Daiphatcorp là ai? Tại sao nên chọn Daiphatcorp?

Chúng tôi có đội ngũ nhân viên hơn 10 năm Kinh Nghiệm trong lĩnh vực máy chấm công, thiết bị kiểm soát an ninh, và luôn được cập nhật những kiến thức, tính năng, công nghệ mới nhất từ hãng sản xuất.

Nhân viên tư vấn am hiểu về cấu tạo và nguyên lý hoạt động của máy chấm công, thấu hiểu nhu cầu của khách hàng, vậy nên chúng tôi tự tin sẽ giúp quý khách lựa chọn được model máy chấm công phù hơp nhất với doanh nghiệp của mình.

Về năng lực Daiphatcorp đã trực tiếp lên phương án và triển khai các mô hình chấm công lớn nhỏ tại Việt Nam tiêu biểu như: Hệ thống chấm công tập đoàn Vingroup, Vinmart+, VinPro, Hệ thống chấm công của chuỗi siêu thị mẹ và bé Bibomart, Chuỗi cửa hàng thời trang Âu Châu, IVYmoda, Tổng công ty VNPT Media.....và nhiều dự án khác.

- Phần mềm chấm công kèm theo
Đây là phần quan trọng nhất trong hệ thống chấm công, bởi vì nó sẽ quyết định hệ thống đó có phù hợp với công ty của bạn hay không. Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp máy chấm công và tương ứng là các phần mềm chấm công đi theo máy, mỗi phần mềm lại có những thế mạnh riêng. Vậy làm thế nào để chọn được phần mềm nào phù hợp cho công ty của bạn? Để biết công ty bạn cần phần mềm nào thì cần phải làm rõ 3 yếu tố sau đây:

- Ca làm việc: Nếu hệ thống của bạn chỉ có một ca làm hoặc một người chỉ làm một ca làm việc thì bạn không cần phải quan tâm đến. Nhưng nếu bạn có nhiều hơn một ca làm việc và nhân viên của bạn có thể làm các ca làm việc khác nhau (ca làm việc không cố định) thì bạn phải chọn cho hệ thống của bạn phần mềm có tính năng tự động tìm ca làm việc để giảm gánh năng cho người sử dụng phần mềm (tránh việc phải định nghĩa ca làm việc bằng tay trên phần mềm). Hiện tại phần mềm của Daiphatcorp đều được hỗ trợ tự động tìm ca hoặc phân ca băng tay.

- Số lượng nhân viên: Một số phần mềm sẽ chạy rất chậm nếu số lượng người dùng quá lớn, bạn nên chọn các nhà cung cấp có các phần mềm chấm công được viết trên nền tảng tiên tiến, có nhiều năm kinh nghiệm và hỗ trợ nhiều kiểu database (cơ sở dữ liệu). Hiện tại phần mềm chấm công do Daiphatcorp phát triển có thể chạy trên khá nhiều cơ sở dữ liệu như MS Access, MS SQL server, My SQL và sử dụng nền tảng framework 4.5 mới nhất.

- Kiểu tính giờ: là phương thức mà bạn sẽ áp dụng để tính giờ làm việc của nhân viên sau khi đã chấm công trên máy, tùy theo yêu cầu về dữ liệu đầu ra mà bạn xác định các tính năng cần có như không tính làm thêm sau ca, không tính làm thêm đối với một số nhân viên, không tính đi muộn trong ngưỡng cho phép, không cần điểm danh ra về nhưng vẫn tính công….

Từ những yếu tố trên bạn có thể dựa vào đấy để lựa chọn được phần mềm chấm công phù hợp với các nhu cầu của công ty bạn. Daiphatcorp hiện đang là nhà cung phân phối, kinh doanh máy châm công hàng đầu tại Việt Nam cùng với đó là phần mềm chấm công được Daiphatcorp phát triển với nhiều tính năng ưu việt phù hợp đại đa số các công ty tại Việt Nam. 


Lợi ích khi sử dụng máy chấm công


Đã bao giờ bạn nghĩ đến việc tính lương cho hàng trăm nhân viên chỉ bằng một vài thao tác Click chuột chưa? Hay việc làm sao để quản lý nhân viên một cách hiệu quả? 


Với thời đại công nghệ số thật không khó để tìm ra phương pháp quản lý và chấm công cho nhân viên, nhưng tối ưu nhất là sử dụng máy chấm công vân tay kết hợp với phần mềm chấm công chuyên nghiêp. 
Những lợi ích mà máy chấm công mang lại:
- Chấm công nhanh, chính xác và hỗ trợ lên đến 1000 người 
- Tự động thống kê, tổng hợp dữ liệu xuất ra file excel bằng phần mềm đi kèm.
- Giảm chi phí và nhân sự cho hệ thống chấm công, tính lương cho doanh nghiệp.
- Giúp quản lý giờ giấc làm việc của nhân viên một cách hiệu quả, nâng cao ý thực tự giác cho nhân viên.
- Có thể lưu trữ dữ liệu trong bộ nhớ máy, thiết bị lưu trữ ngoài và Server đảm báo an toàn dữ liệu.

Các lỗi thường gặp khi sử dụng máy chấm công


Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc sử dụng và lắp đặt máy chấm công chúng tôi có thể thống kế lại được một số lỗi người dùng thường gặp khi sử dụng máy chấm công và cách khắc phục các lỗi đó như sau:

- Nhân viên chưa đăng kí dấu vân tay:

Với trường hợp này, bạn phải đăng ký vân tay của nhân viên lên máy chấm công. Khi có dữ liệu vân tay của nhân viên đó trên máy chấm công thì nhân viên đó chấm công máy mới báo chấp nhận.

- Lỗi xuất công từ máy chấm công ra file excel nhưng không có dữ liệu:

Kiểm tra nhân viên đã được sắp xếp lịch trình làm việc chưa. Nếu chưa sắp xếp lịch trình làm việc các bạn nên bổ sung ca làm việc cho nhân viên đó.

- Lỗi máy chấm công không nhận dấu vân tay

Có thể do bạn chấm công chưa đúng cách, hoặc do dấu vân tay bạn bị mờ hoặc dính bụi bẩn. Với lỗi này bạn có thể đặt lại ngón tay khi chấm công hoặc lau chùi lại ngón tay trước khi chấm công.

- Máy không thể kết nối được với phần mềm

Là hiện tượng người dùng không thể tải dữ liệu về máy tính được. Lỗi này thường là do địa chỉ IP của bên người dùng bị thay đổi nên ảnh hưởng đến khả năng kết nối. Cách khắc phục là bạn đổi lại IP sao cho cùng với địa chỉ của bên người dùng.

- Máy bị treo

Là hiện tượng màn hình hiển thị nhưng vân tay không sử dụng được, bấm phím cũng không được. Lỗi này thường là do máy sử dụng lâu bị nóng hoặc người dùng tắt không đúng cách. Để khắc phục bạn hãy tắt máy đi tầm 15p rồi bật lại.

13. Nên chọn mua loại máy chấm công nào?

Xem thêm: Top 5 máy chấm công bán chạy nhất 2018

[/tintuc]